Was kostet eine unbesetzte Stelle? Rechnung & Beispiel
Eine offene Stelle kostet mehr, als Sie denken. So berechnen Sie die Vakanzkosten für Ihren Betrieb oder Ihre Kanzlei, mit Formel und Rechenbeispiel.
Kurz gesagt: Eine unbesetzte Stelle kostet vor allem entgangene Wertschöpfung, also Aufträge oder Mandate, die Sie nicht annehmen oder nicht rechtzeitig erledigen können. Dazu kommen Überstunden im Team, höhere Fehlerquoten und im schlimmsten Fall weitere Kündigungen. Mit einer einfachen Formel können Sie die Kosten für Ihren Betrieb in wenigen Minuten abschätzen.
Viele Unternehmen behandeln eine offene Stelle wie eine Kostenersparnis: Das Gehalt wird ja nicht gezahlt. Das ist ein Trugschluss. Wer mit Geschäftsführern im Maschinenbau oder mit Kanzleiinhabern spricht, hört immer wieder dasselbe: Aufträge werden abgelehnt, Mandate abgegeben, das Team arbeitet am Limit. Was das in Euro bedeutet, rechnen allerdings die wenigsten nach.
Woraus sich die Kosten einer unbesetzten Stelle zusammensetzen
1. Entgangene Wertschöpfung
Der größte Posten. Jede Fachkraft erwirtschaftet mehr, als sie kostet, sonst würden Sie sie nicht einstellen. Fehlt sie, fehlt diese Wertschöpfung: Aufträge werden abgelehnt oder verschoben, Liefertermine rutschen, Mandate können nicht angenommen werden.
2. Überstunden und Mehrbelastung
Die Arbeit verschwindet nicht, sie verteilt sich auf die anderen. Überstunden kosten Zuschläge, und dauerhafte Überlastung kostet Motivation.
3. Qualitätsverluste
Wer dauerhaft am Limit arbeitet, macht mehr Fehler. In der Produktion bedeutet das Ausschuss und Nacharbeit, in der Kanzlei Korrekturen, Fristprobleme und unzufriedene Mandanten.
4. Folgekündigungen
Das teuerste Risiko: Überlastete Mitarbeitende gehen. Aus einer offenen Stelle werden zwei, und der Kreislauf beginnt von vorn.
5. Direkte Recruiting-Kosten
Stellenanzeigen, Personalvermittler, Zeit für Gespräche. Je länger die Stelle offen ist, desto mehr Zeit und Geld fließen hinein, oft ohne Ergebnis.
Die Formel: So berechnen Sie Ihre Vakanzkosten
Für eine schnelle, realistische Schätzung reicht eine vereinfachte Rechnung:
Vakanzkosten = entgangene Wertschöpfung pro Arbeitstag × Tage unbesetzt + Zusatzkosten
Die entgangene Wertschöpfung pro Arbeitstag können Sie so abschätzen:
- Im Betrieb: Jahresumsatz geteilt durch Anzahl der Mitarbeitenden, geteilt durch rund 220 Arbeitstage. Das ergibt den durchschnittlichen Umsatz pro Mitarbeitertag.
- In der Kanzlei: Jahreshonorar, das eine Fachkraft typischerweise betreut, geteilt durch rund 220 Arbeitstage.
Zusatzkosten sind Überstundenzuschläge, Kosten für Anzeigen und Vermittler sowie, falls bekannt, abgelehnte Aufträge.
Rechenbeispiel
Ein Maschinenbauer mit 50 Mitarbeitenden und 8 Millionen Euro Jahresumsatz sucht seit 90 Arbeitstagen einen Industriemechaniker. (Fiktives Beispiel, setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.)
Teilt man den Jahresumsatz von 8 Millionen Euro durch 50 Mitarbeitende und rund 220 Arbeitstage, erwirtschaftet jeder Mitarbeitende im Schnitt etwa 727 Euro Umsatz pro Tag. Bleibt die Stelle 90 Arbeitstage unbesetzt, entgehen dem Betrieb rechnerisch rund 65.400 Euro Umsatz.
Dazu kommen Überstundenzuschläge für das Team, das die Arbeit auffängt, in diesem Beispiel etwa 3.000 Euro, sowie rund 2.500 Euro für Stellenanzeigen und den Zeitaufwand für Gespräche.
Insgesamt kostet die unbesetzte Stelle den Betrieb damit rund 70.900 Euro.
Nicht jeder fehlende Mitarbeitertag bedeutet eins zu eins Umsatzverlust, weil das Team einen Teil auffängt. Die Größenordnung zeigt aber, warum sich schnelles Handeln fast immer lohnt: Jede Woche, die eine Stelle früher besetzt ist, spart bares Geld.
Was das für Ihre Personalsuche bedeutet
Wer die Vakanzkosten kennt, trifft bessere Entscheidungen. Statt zu fragen „Was kostet eine Recruiting-Maßnahme?“ lautet die richtige Frage: „Was kostet es mich, wenn die Stelle noch drei weitere Monate offen bleibt?“
Drei Hebel verkürzen die Vakanzzeit am stärksten:
- Mehr passende Kandidaten erreichen, auch die, die nicht aktiv suchen, zum Beispiel über Social Recruiting.
- Die Bewerbung vereinfachen, damit Interessenten nicht auf halbem Weg abspringen.
- Schnell reagieren, idealerweise innerhalb von 24 Stunden nach Eingang einer Bewerbung.
Fazit
Eine unbesetzte Stelle ist keine Ersparnis, sondern eine der teuersten Positionen in Ihrem Betrieb, nur dass sie in keiner Rechnung auftaucht. Rechnen Sie einmal mit Ihren eigenen Zahlen nach. Das Ergebnis überrascht fast jeden.
Sie möchten Ihre offene Stelle schneller besetzen? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam an, wie viele passende Fachkräfte in Ihrer Region erreichbar sind.
Häufige Fragen
Was kostet eine unbesetzte Stelle?
Das hängt vom Betrieb und der Position ab. Der größte Kostenblock ist die entgangene Wertschöpfung. Bei Fachkräften im produzierenden Mittelstand kommen schnell mehrere hundert Euro pro Arbeitstag zusammen.
Wie berechne ich die Vakanzkosten?
Vereinfacht: entgangene Wertschöpfung pro Arbeitstag mal Anzahl der unbesetzten Tage plus Zusatzkosten wie Überstunden und Recruiting-Ausgaben.
Warum ist eine offene Stelle keine Kostenersparnis?
Weil die eingesparten Gehaltskosten fast immer kleiner sind als die entgangene Wertschöpfung, die Mehrbelastung des Teams und das Risiko weiterer Kündigungen.
Wie kann ich die Vakanzzeit verkürzen?
Indem Sie mehr passende Kandidaten erreichen, auch nicht aktiv suchende, die Bewerbung vereinfachen und schnell auf Bewerbungen reagieren.
